Projectondersteuner Beleid en Projecten - Gemeente Wagningen
Functie omschrijving
Aanleiding en doel
De gemeente Wageningen zoekt voor de afdeling Beleid en Projecten tijdelijk een ervaren projectondersteuner via een detacheringsorganisatie. De medewerker ondersteunt de dagelijkse organisatie, voortgang en informatievoorziening van meerdere beleids- en uitvoeringsprojecten, met nadruk op Diversiteit, Inclusie en Gelijkwaardigheid (DIG), evenementenbeleid, gebiedsprocessen en het sociaal domein. Waar nodig kan ondersteuning plaatsvinden bij ruimtelijke projecten.
Werkzaamheden
- Ondersteunen van projectleiders en beleidsmedewerkers bij de organisatie en uitvoering van meerdere projecten tegelijk.
- Opstellen, bijwerken en bewaken van projectplanningen, mijlpalen, acties en besluiten.
- Voorbereiden en organiseren van project- en bestuurlijke overleggen, inclusief agenda’s, stukken en verslaglegging.
- Bijhouden van projectadministratie, dossiers, documentstructuur en archivering volgens gemeentelijke richtlijnen.
- Verzamelen en ordenen van informatie; opstellen van korte notities, overzichten en management- en voortgangsrapportages.
- Signaleren van knelpunten, ontbrekende informatie en naderende deadlines en afstemmen over vervolgacties.
- Onderhouden van praktische contacten met interne en externe projectbetrokkenen.
Gewenste resultaten
- Actuele en betrouwbare projectplanningen, actielijsten en besluitenoverzichten.
- Goed voorbereide en vastgelegde projectoverleggen.
- Volledige, toegankelijke en ordelijk beheerde projectdossiers.
- Tijdige voortgangsinformatie en rapportages voor projectleiders en management.
- Zorgvuldige overdracht van lopende acties en dossiers bij het einde van de inzet.
Functie eisen
Eisen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau;
- Aantoonbare werkervaring in de rol van projectondersteuner, projectassistent en/of administratief ondersteuner. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
- Aantoonbare werkervaring met planning, voortgangsbewaking, verslaglegging én digitaal documentenbeheer. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
- Beschikbaar voor gemiddeld 28 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.
Pre's
- Aantoonbare werkervaring met projecten rondom DIG (Digital Information Group). Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
- Aantoonbare werkervaring met evenementenbeleid en/of evenement projecten. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject ;
- Aantoonbare werkervaring met gebiedsprocessen en/of sociaal domein projecten. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
- Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie én bestuurlijke omgeving. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
- Aantoonbare werkervaring met digitale projectadministratie. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, SharePoint en/of ander projecttools. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.