Management assistent

Voor de Arbo- en Milieudienst van de HR afdeling van het Radboudumc zijn wij op zoek naar een Management assistent voor 32 tot 36 uur per week. In deze rol van Management assistent zet je als onderdeel van een organisatietransitie een nieuw secretariaat neer. Dit doe je in samenwerking met de manager en andere professionals van deze unit, waarin je met veel ruimte voor eigen inbreng het nieuwe secretariaat en de perfecte ondersteuning van deze unit écht vormgeeft. Hiermee draag je bij aan het goed functioneren van deze dienst en dus ook aan gezond, veilig en vitaal werken in het Radboudumc!

Daarnaast draag je zorg voor een goede verbinding tussen de zeven teamleiders en het secretariële team binnen de Arbo- en Milieudienst, je speelt hierin een schakelrol. Jouw belangrijkste missie is het bij elkaar brengen van de ondersteuningsbehoefte binnen deze unit en de dienstverlening van het secretariaat dat jij aanstuurt. Om dit te bewerkstelligen, ga je in gesprek met de teamleiders, de andere professionals binnen de Arbo- en Milieudienst en de vier andere Management assistenten binnen HR en zet je hetgeen zij nodig hebben om naar de werkwijze en taakverdeling van jouw team. Van belang is dat cliënten die contact opnemen zich goed geholpen voelen door het secretariaat. Jij weet dan ook als geen ander wat klant- en servicegerichte ondersteuning inhoudt en draagt daar graag jouw steentje aan bij.

Je weet jouw collega's op een inspirerende, enthousiaste manier functioneel aan te sturen, taken goed te verdelen, zodat ook zij met veel plezier het werk kunnen doen. Binnen het secretariaat voer je diverse ondersteunende taken uit voor de teams Biorisk, Straling en Milieu. De drie teams die je ondersteunt kunnen altijd op jou rekenen voor de organisatie van vergaderingen en de (inhoudelijke) verslaglegging van bestuurlijk overleg. Binnen deze unieke arbodienst ben je verder de steun en toeverlaat van de manager. Jij ontzorgt de manager op het gebied van agendabeheer, de organisatie van bijeenkomsten, de interne communicatie en administratieve werkzaamheden.

• Minimaal drie jaar ervaring als Management assistent, Officemanager, Coördinator secretariaat of vergelijkbaar;
• HBO werk- en denk niveau;
• Goede beheersing van MS Officepakketten en Teams/OneDrive;
• Goed in notuleren van bijeenkomsten op de laptop;
• Deze afdeling heeft een onderlinge bereikbaarheids- / waarnemingspoule, het is voor jou vanzelfsprekend hierin mee te draaien.

Om deze functie goed te kunnen vervullen, weet je intern verbindingen te leggen tussen de diverse teams. Je hebt gevoel voor de (academische) organisatie en weet makkelijk te schakelen tussen met professionals op verschillende niveaus. Een servicegerichte, klantvriendelijke houding is hierbij essentieel voor een goede invulling van deze rol, zowel intern als extern. Met bevlogenheid ontzorg jij de manager bij organisatorische en secretariële werkzaamheden, je beschikt over een helikopterview, denkt twee stappen vooruit en durft proactief beslissingen te nemen. Met jouw sensitiviteit, prettige en duidelijke communicatie weet je collega's te attenderen op acties en draag je zorg voor een goed en fijn gezamenlijk optrekken in het secretariaatsteam.

De Arbo- en Milieudienst ondersteunt het Radboudumc, de Radboud Universiteit en een aantal andere organisaties op het gebied van gezond, vitaal, veilig en duurzaam werken. De combinatie van kennisgebieden (van bedrijfsgezondheidszorg en Arbo tot infectieziekten, van (biologische) veiligheid tot milieu en duurzaamheid) maakt deze arbodienst uniek! De AMD is onderdeel van de HR afdeling en telt ongeveer 40 professionals verdeeld over zeven teams. De AMD is gevestigd op de zesde etage van het moderne Tandheelkundegebouw van het Radboudumc.

• Salaris €2.819,- tot €3.772,- bruto per maand op fulltime basis;
• Een jaarcontract met uitzicht op een vaste aanstelling;
• Naast 8% vakantiegeld een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Reiskostenvergoeding;
• 70% bijdrage aan pensioenpremie;
• En nog meer mooie secundaire arbeidsvoorwaarden!

Ben jij goed in het leggen van verbindingen, ben jij een proactieve ondersteuner en coördinator en weet je met jouw helikopterview en enthousiasme een goede groepsdynamiek te creëren? Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie! Je kunt jouw CV, aangevuld met motivatiebrief sturen naar maartje@mansrecruitment.nl of solliciteer via onze website www.mansrecruitment.nl Voor vragen kun je contact opnemen met Maartje Brunet de Rochebrune 024-3244497.