Secretaresse

BRMB02099
Openstaande vacature

Functie omschrijving

Voor de HR afdeling van het Radboudumc zijn wij op zoek naar een Secretaresse voor het secretariaatsteam binnen het werkveld Arbeid- en Organisatiebeleid. Deze vacature staat open voor 26 uur per week. Binnen deze gevarieerde functie zijn jouw werkzaamheden voornamelijk gericht op de coördinatie en ondersteuning van de secretarissen van de benoemingsadviescommissies.

Deze commissies worden ingesteld voor de werving en selectie van (kandidaat-) hoogleraren/afdelingshoofden en centrumdirecteuren binnen het Radboudumc. Waar de samenstelling van deze commissies per procedure verschilt, ben jij met drie van jouw collega's binnen dit secretariaat en samen met de secretarissen van de commissies, de constante factor die zorgt voor een soepel verloop van de procedures. Samen met de secretarissen begeleid je het gehele proces van de benoeming: van vacature of leeropdracht tot aan de benoeming zelf. Voor het plannen van complexe afspraken heb je contact met leidinggevenden en ondersteuners in de gehele organisatie. Daarnaast heb je contacten met externe partijen, voorzitters en kandidaten.

Daarnaast ondersteun je in deze rol van Secretaresse samen met jouw collega het juridische team van HR. De juridisch adviseurs van HR behandelen individuele arbeidszaken en adviseren over advies- en instemmingsaanvragen voor de Ondernemingsraad. De beleidsjuristen van HR houden zich vooral bezig met het opstellen van het arbeidsvoorwaardenbeleid, personeelsregelingen en ander HR-beleid op het gebied van arbeidsrecht. Hierbij draag je zorg voor de administratieve afhandeling van overeenkomsten en het registreren van nevenwerkzaamheden. Je vult elkaar aan en vervangt waar nodig, zo vorm je samen een sterke eenheid in deze ondersteuning! Je hebt korte lijntjes met de secretarissen en de juristen, wat maakt dat je snel en prettig met elkaar kunt schakelen over de werkzaamheden.

Taken en verantwoordelijkheden:

  • Telefoonbehandeling, email- en postverkeer en bewaken van de voortgang van actiepunten;
  • Agendabeheer, maken van complexe afspraken waarbij inlevend vermogen en inzicht nodig zijn;
  • Proactief ondersteunen van de secretarissen in de benoemingsprocessen en ondersteunen van de HR arbeidsjuristen;
  • Brieven opstellen en op juistheid controleren;
  • Verslagleggen van werkoverleggen (af en toe een verslag/actiepuntenlijst opstellen);
  • Op verzoek gegevens en standaardoverzichten verstrekken uit registraties;
  • Werkdossiers aanleggen, bewaken en opvolgen van acties, stukken archiveren;
  • Organisatorisch en administratief voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen (plannen van complexe vergaderingen, vergaderfaciliteiten regelen, conceptagenda opstellen, voortgang bewaken, verzenden van vergaderstukken en overige correspondentie verzorgen binnen de benoemingsprocedures).

Functie eisen

  • MBO opleiding richting Secretarieel;
  • Relevante werkervaring;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
  • Goede beheersing van MS Officepakketten.

Verder ben je een echte teamspeler, je houdt van proactief meedenken en van aanpakken! Je bent bevlogen in je werk, kunt snel schakelen tussen adhoc werkzaamheden en pakt het werk met enthousiasme aan. Daarnaast ben je integer, discreet, collegiaal, werk je nauwkeurig en ben je klant- en servicegericht.

Onze opdrachtgever

HR Arbeid- en Organisatiebeleid is onderdeel van de HR afdeling van het Radboudumc. De HR afdeling is gevestigd op de zesde etage van het moderne Tandheelkundegebouw van het Radboudumc.

Arbeidsvoorwaarden

  • Salaris €2.599,- tot €3.571,- bruto per maand op fulltime basis;
  • Een jaarcontract met uitzicht op een vaste aanstelling;
  • Naast 8% vakantiegeld een eindejaarsuitkering van 8,3%;
  • Reiskostenvergoeding;
  • 70% bijdrage aan pensioenpremie;
  • En nog meer mooie secundaire arbeidsvoorwaarden!

Solliciteren

Heb jij interesse in deze uitdagende functie voor Secretaresse bij het Radboudumc? Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie voor 20 juni 2024! Sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandagmiddag 24 juni 2024. Je kunt jouw sollicitatie, aangevuld met motivatiebrief, sturen naar maartje@mansrecruitment.nl of solliciteer via onze website: www.mansrecruitment.nl Voor vragen kun je contact opnemen met Maartje Brunet de Rochebrune 024-3244497.

Locatie

Nijmegen

Contactpersoon

Maartje Brunet de Rochebrune
T: (024) 3244 497

Secretaresse